Painan, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskepus )Pessel lakukan evaluasi penataan arsip pemerintahan Nagari Ampiang Parak Kec. Sutara, Selasa (11/6)
Hal itu dilakukan guna mempersiapkan nagari Ampiang Parak menghadapi Lomba Nagari Tingkat Provinsi Sumatera Barat tahun 2019.
Sebagaimana diketahui Diskepus juga telah melakukan pembinaan pada tanggal 28 mei 2019, dari hasil pembinaan tersebut maka perlu dilakukan evaluasi guna untuk melihat sejauh mana progres peningkatan pengetahuan petugas pemerintahan Nagari tersebut dalam mengelolaan kearsipan sesuai dengan amanat Yang tercantum dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
“Hal ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan petugas pengelola kearsipan, disamping jadwal dan waktu yang semakin dekat untuk pelaksanaan Lomba Nagari Tingkat Provinsi Sumatera Barat,” Kata Kepala Bidang Kearsipan Nurlaini, SE, M. Si ketika dihubungi.
Nurlaini melanjutkan sesuai arahan pimpinan kita telah bentuk tim monev yang beranggotakan 5 orang yang saya pimpin langsung, bersama Kasi Arsip Statis Ekanada, SH, Kasi Arsip Dinamis Herman, SH, Kasi Pengembangan SDM dan Pembinaan Lembaga Kearsipan Afrida, SH dan staf.
“Bersama tim tersebut, kami mengarahkan bagaimana sebaiknya dalam mengelola arsip, terutama arsip Dinamis dan arsip statis sekaligus penataanya yang bisa diwujukan dalam bentuk central file dan record center,” jelasnya.
Ditempat yang sama Afrida, SH menjelaskan, terkait Penataan Arsip Keuangan juga telah dilakukan pembenahan terutama arsip kegiatan tahun 2018 dari 4 Bidang yaitu Bidang Pemerintahan Nagari, Bidang Pembangunan, Bidang Pembinaan dan Bidang Pemberdayaan dimana kegiatan tersebut dibiayai melalui Alokasi Dana Desa (ADD) dan Dana Desa (DD).
Selanjutnya Ekanada, SH. MM juga menuturkan, kegiatan pembinaan tata kearsipan harus digiatkan demi mendukung aspek kehidupan berbangsa dan bernegara, karena arsip merupakan rekaman kegiatan sebagai memori kolektif bangsa. Oleh sebab itu, pentingnya sinergitas dari seluruh elemen untuk mewujudkan kearsipan baku.
Herman, SH juga turut menambahkan, Pengelolaan arsip dinamis harus dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan andal, sistematis, utuh, menyeluruh, sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria.
“Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien sesuai dengan kaedah kearsipan yang baku maka saat ini Dinas kearsipan dan Perpustakaan Kab. Pessel sedang menyiapkan Rancangan Peraturan Bupati tentang tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip keuangan dan kepegawaian, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis,” tutup Herman.