Painan, - Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskerpus) Kabupaten Pesisir Selatan lakukan monitoring evaluasi terhadap pengelolaan kearsipan pada Perangkat Daerah di Kabupaten Pesisir Selatan.
Monev dan Pembinaan diselenggarakan demi terlaksananya pengelolaan arsip yang sesuai dengan ketentuan sebagaimana tercantum dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Hal itu diungkapkan Kepala Bidang Kearsipan, Nurlaini, SE, M. Si disela kegiatannya mengatakan Monev dan Pembinaan akan terus dilakukan termasuk ke kecamatan di Kabupaten Pesisir Selatan.
“Tim pembinaan mengevaluasi tata kearsipan yang telah diselenggarakan Perangkat Daerah selaku lembaga pencipta arsip,” katanya.
Ia menambahkan poin-poin yang dievaluasi terutama mengenai sarana dan prasarana penunjang kegiatan kearsipan.
“Sudah ada beberapa lembaga pencipta arsip yang telah sarana dan prasarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan,” jelasnya.
Selanjutnya pengembangan sumber daya manusia, kurangnya jumlah arsiparis dan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan profesionalitas dibidang kearsipan akan berdampat kepada tata kelola kearsipan
“Dalam hal ini diselesaikan dengan melakukan pengadaan arsiparis, pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis memalui penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan, pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis, dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan, “ ungkapnya.
Berikutnya mengenai pengelolaan arsip dinamis yang sistematis, itu dilakukan melalui pendampingan terhadap petugas dalam penataan arsip dinamis dengan mewujudkan central file untuk arsip aktif dan record center untuk arsip inaktif sebagaimana diamanatkan Bupati Pesisir Selatan.
“Pengelolaan arsip dinamis harus dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan andal, sistematis, utuh, menyeluruh, sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip,” tuturnya.
Kegiatan pembinaan tata kearsipan harus digiatkan demi terselamatkannya bahan pertanggungjawaban setiap aspek kehidupan berbangsa dan bernegara untuk kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan publik maupun kesejahteraan rakyat, karena arsip merupakan rekaman kegiatan sebagai memori kolektif bangsa. Oleh sebab itu, pentingnya sinergitas dari seluruh elemen (Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten dan OPD Kecamatan) untuk mewujudkan kearsipan baku.